4月になってから、もう既に10日が経過しました。
年度初めの会議に始まり、各部署からのお知らせや生徒が提出する書類など、相変わらず大量の紙が隙あらば机上を埋め尽くそうと侵攻してきます。
今年の目標は「紙を無駄に消費する文化からの脱却」。意識的に紙を溜め込まないように頑張っている最中です。
【目次】
デスクに紙を溜め込まないために心掛けていること
①まずは「捨てる」前提で考える
基本的に貰ったその日のうちに捨てる。それが大前提で行動を組み立てます。
どうしてもその日のうちに捨てられないものについても、必要となる場面が過ぎた瞬間にバッサリと捨てるように意識します。
「もしかしたら要るかも……」と思った書類の9割は要りません。日の目を浴びることなく、年度末にごっそりとサルベージされるのがオチです。
捨て猫を拾ってきた子どもの「飼っていい？」をバッサリと切り捨てる母親の如き非情さを身につけましょう。
「ねぇ？この書類この棚で取っておいてもいいでしょ？」
「そんな書類ダメよ、どうせあんた最初のうちはかわいがるけれど、そのうち見向きもしなくなるんだから」
「そんなことないよ～。お願い！ちゃんと綺麗にファイリングするから！最後まで責任もって面倒見るから！！」
「ダメダメ、そんなのに騙されないわ、なんだかんだ言って、いっつもお母さんが年度末にまとめて処分するじゃない。この前の研修案内のチラシとか、どっかの機関紙とかもそうだったでしょ？あなた口だけで結局見ないじゃない。さ、分かったらさっさとゴミ箱へ捨てていらっしゃい」
こうである。母は強し。
②どうしても必要そうなものも、なるべく電子化する
とはいえ、どうしても取っておかなければならない書類というものも確かに存在する。
それとて紙で保存する必要はほぼ無いはずです。さっさと電子化して、紙媒体の方はゴミ箱へねじ込んでしまいましょう。
丁寧にスキャンするならばこちらの商品。言わずと知れたスキャナ界の雄、「」です。
非常に高速に、大量の紙をスキャンして取り込むことができます。
新しいもの好きが高じて、十年程前に販売された旧型に飛びつき自腹で購入しましたが、その時点で十分な便利さを感じました。現在は職場に最新型がやってきましたが、無線接続やクラウド保存に対応した正当進化版となっています。
難点は、学校現場では主流であるB4サイズの取り込みがスムーズにいかないところか。B4サイズの高速スキャンに対応した、もう一回り大きめのサイズが欲しいところです。
一方、一枚二枚の少量であれば、スマホやタブレットのカメラとアプリを使って取り込む方がずっとお手軽です。現在、この手のサービスは大手企業が参入してきたこともあり、導入から利用までのハードルは非常に低下しています。
Evernoteを使うもよし、Office Lensを使うもよし、色々と試して、一番自分に合っているものを使うのがよいでしょう。
私は基本的に「Cam Scanner」というアプリを使っています。選択肢の少なかった時代にインストールして、もう何年も続けて使用しているので完全に惰性です。ただ、抜群に使いやすいのは確かですので、しばらくは乗り換えるつもりは無く、使い続けようと思っています。
③印刷した用紙ではなく、データを送ってもらう
あらゆるものがネットを介して繋がっている時代。もはや印刷をすることすら手間に感じられます。パソコンは勿論のこと、タブレットやスマホがあればドキュメントファイルの閲覧は十分可能です。データさえあれば事足りるわけで、いちいち印刷なんかしなくてもいいわけです。
データでのやり取りのメリットとしては、かさばらない、すぐ検索できる、いつでも・どこでも参照できる、と良いこと尽くしです。最近は手書きツールもどんどん発達しているため、紙とペンに近い使い方も十分可能です。
(ただし、個人的にはまだまだ紙とペンのアナログコンビを越えたとは思えません。痒いところに手が届ききっていないのが惜しいところ。これからのイノベーションに期待)
また、そうしたデータを可及的速やか、かつ快適に閲覧できる環境を作っていくことも怠ってはなりません。
タブレットをアームで浮かせるのは個人的にかなりおススメ。データの閲覧が相当快適になり、机上もスッキリしました。
④紙のメモ帳は使わない
これは先日の記事をご参照あれ。紙のメモ帳を消費することほど無駄なことは無いはずです。電子メモパッドを使うことで、紙のメモ用紙は一切不要になりました。
私のピカチュウも絶賛活躍中。
紙 vs 私。苛烈な攻防戦を制するのは一体どっちだ――？
と、こんな風にあらゆる策を講じて極力紙を削減するように頑張っています。
ただ、紙の軍勢もなかなかに手強く、気を抜けばあっというまにデスクが書類で埋め尽くされてしまいかねません。学校という紙文化の申し子は、なかなか私に楽な戦いをさせてはくれないようです。
これからもなるべく効率化を図りながら、紙文化の負担軽減に向けて全力を尽くしていきたいと思います。
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